1 Processus

Le processus de gestion administrative et financière d'AppOX repose sur les activités suivantes :

• Générer les factures aux clients.
• Effectuer les versements de paie au personnel.
• Contrôler les coûts d'exploitation.
• Payer les fournisseurs de services.
• Calculer et payer les impôts.
• Rembourser les crédits.
• Administrer les registres commerciaux.

Ces activités sont nécessaires pour soutenir l'exploitation d'AppOX et garantir que les ressources nécessaires sont disponibles en temps opportun.

La gestion financière est réalisée à travers les plateformes Zoho Books et Nethris.

Il est important de respecter les exigences légales et réglementaires (Québec) afin d'assurer le respect des obligations fiscales et légales de l'entreprise. Parmi ces exigences figurent :

• Le respect de la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels du Québec), qui exige la protection des données relatives aux clients et aux employés.
• L'enregistrement et la conservation des documents fiscaux et commerciaux pendant au moins 10 ans, conformément à la réglementation provinciale.
• L'inscription obligatoire aux registres publics du Québec pour les entreprises ayant une activité commerciale.

1.1 Facturation aux clients et recouvrement

Les premiers jours du mois, les factures doivent être générées pour les clients conformément aux termes définis dans le contrat signé avec chaque client.

Pour générer la facture du client, le nombre d'heures travaillées par chaque collaborateur pour chaque contrat doit être consolidé et multiplié par le tarif convenu dans le contrat en vigueur. Les heures travaillées par collaborateur peuvent être estimées à partir des temps enregistrés dans Cliq, si le collaborateur a effectué son checkin et son checkout durant le mois précédent. Tout écart ou incohérence dans les heures doit être révisé avec le collaborateur avant de générer la facture du client.

Les factures sont créées dans Zoho Books et envoyées aux clients par courriel conformément aux termes définis dans le contrat signé.

Chaque mois, un suivi des factures générées doit être effectué afin de vérifier que le paiement a été réalisé dans le délai convenu. Si des factures impayées sont identifiées, le client doit être contacté pour demander le paiement correspondant.

1.2 Versement de la paie

Les paiements effectués aux différents collaborateurs à titre de paie sont réalisés à l'aide de l'application Nethris.

Aux deux semaines, le nombre d'heures travaillées par collaborateur doit être consolidé et le versement de paie correspondant doit être effectué. Les heures travaillées peuvent être estimées à partir des temps enregistrés dans Cliq, si le collaborateur a effectué son checkin et son checkout durant la période à payer.

Au moment de consolider les heures travaillées, toutes les nouveautés de paie survenues durant la période de paiement doivent être disponibles, telles que les congés, les incapacités, les vacances, etc.

Tout écart ou incohérence dans les heures doit être révisé avec le collaborateur avant d'effectuer le versement de paie.

1.3 Contrôle des coûts

Le contrôle des coûts est une activité clé pour garantir l'efficacité opérationnelle et la rentabilité d'AppOX. Ce processus vise à surveiller, analyser et optimiser les dépenses associées aux opérations de l'entreprise.

Cette activité repose sur les éléments suivants :

• Attribution des budgets : des budgets mensuels et trimestriels sont établis pour chaque catégorie de dépense (opérationnelle, administrative, projets, etc.), sur la base de l'analyse des coûts antérieurs et des projections de revenus.

• Enregistrement des dépenses : toutes les dépenses liées aux fournisseurs, aux services et aux opérations sont enregistrées dans Zoho Books et catégorisées selon leur nature (ex. : dépenses de paie, services externes, équipements, etc.).

• Analyse des écarts budgétaires : les dépenses réelles sont comparées mensuellement aux dépenses budgétées, en identifiant les écarts positifs ou négatifs. Pour les dépenses supérieures à 10 % du budget, une révision est effectuée avec l'équipe des finances afin de déterminer les causes et les ajustements.

• Optimisation des coûts : des stratégies sont mises en œuvre pour réduire les coûts inutiles, telles que la négociation de contrats avec les fournisseurs, l'évaluation des services dupliqués et l'automatisation des processus.

1.4 Impôts

La gestion des impôts chez AppOX est réalisée de manière intégrale, en assurant le respect des obligations fiscales tant fédérales que provinciales (Québec).

L'application Zoho Books permet l'identification et le calcul des impôts correspondants. Pour cela, il est important que toutes les transactions de la période fiscale à traiter aient été préalablement catégorisées, en assignant l'impôt correspondant et en joignant le justificatif documentaire respectif (facture ou reçu).

Le paiement des impôts se fait par l'intermédiaire de l'application bancaire, dans le respect des délais établis par l'autorité fiscale.

Il est important de respecter les réglementations de transparence financière applicables au Québec. L'enregistrement de toutes les dépenses avec pièce justificative (factures, contrats, ententes) est fondamental pour respecter les lois d'audit et de vérification fiscale.

Afin d'assurer la conformité fiscale, les activités suivantes sont réalisées :

• Classification des transactions dans Zoho Books : chaque semaine, toutes les transactions financières sont catégorisées selon leur nature (dépenses, revenus, investissements, etc.), l'impôt correspondant est assigné à chacune et le justificatif documentaire est joint.

• Provision des impôts : chaque trimestre, les impôts à payer sont estimés à l'aide de l'application Zoho Books et une provision de ces sommes est constituée pour faire face à l'obligation fiscale. Il est important de considérer les points suivants :

  • Impôt provincial des sociétés (Québec) : calculé sur les bénéfices de l'entreprise et payé par acomptes provisionnels trimestriels.
  • Impôt fédéral : calculé selon les réglementations fédérales et payé annuellement.
  • Taxes de vente : calculées et perçues lorsque les activités de l'entreprise l'exigent.

• Rapport et paiement des impôts : avec l'aide d'un tiers, un service comptable autorisé, les rapports fiscaux sont générés dans les délais établis, et les paiements sont effectués via la plateforme bancaire utilisée par l'entreprise. Ce processus permet d'identifier et d'appliquer les déductions pour investissements, dépenses opérationnelles et crédits fiscaux disponibles afin de réduire la charge fiscale.

1.5 Registre commercial

Le registre commercial est une activité essentielle pour maintenir la légalité et la transparence des opérations d'AppOX. Ce processus comprend la gestion des documents légaux, la mise à jour des registres officiels et le respect des obligations légales liées à l'activité de l'entreprise.

Pour maintenir le respect de ces exigences, les activités suivantes sont réalisées :

• Mise à jour des registres officiels : les registres commerciaux sont maintenus à jour dans les registres publics du Québec, incluant les informations sur la société, ses actionnaires, ses activités économiques et ses coordonnées.

• Gestion des contrats et ententes : tous les contrats avec les clients, les collaborateurs et les fournisseurs sont archivés numériquement dans Zoho WorkDrive et leur validité fait l'objet d'un suivi mensuel. Toute échéance doit être identifiée au moins 30 jours à l'avance, et les parties concernées doivent être notifiées, tout en effectuant les démarches nécessaires à son renouvellement si requis.

• Conformité réglementaire : les réglementations en vigueur sur les registres commerciaux au Québec sont révisées et appliquées, y compris le respect des délais de présentation des rapports et la mise à jour des données.

• Sécurité des données : des mesures de protection des données, telles que le chiffrement et l'accès restreint, sont mises en œuvre pour garantir la confidentialité des registres commerciaux conformément à la Loi 25.

2 Schéma du processus

Entrées

• Temps travaillés par collaborateur.
• Contrats en vigueur avec les clients.
• Contrats en vigueur avec les collaborateurs.
• Nouvelles réglementations en matière de paie.
• Budgets de dépenses approuvés.
• Transactions des comptes bancaires.
• Factures émises par les fournisseurs.
• Factures associées aux achats.
• Solde des passifs (crédits).

Activités clés

• Générer les factures pour les clients.
• Effectuer les versements de paie au personnel.
• Contrôler les coûts.
• Payer les fournisseurs de services.
• Calculer et payer les impôts.
• Rembourser les crédits.
• Administrer les registres commerciaux.

Sorties

• Factures pour les clients.
• Paiement des collaborateurs.
• Bilan financier.
• Budgets de dépenses.
• Paiement aux fournisseurs de services.
• Paiement des impôts.
• Remboursement des crédits.
• Registres commerciaux mis à jour.

3 KPI