1 Processus

La gestion des contrats chez AppOX couvre la formalisation, le suivi et la clôture des ententes avec les clients et les consultants, ainsi que les accords de confidentialité associés. Ce processus assure que tous les engagements contractuels sont dûment documentés, en vigueur et accessibles, dans le respect des réglementations légales applicables au Québec.

Les activités clés sont :

• Formaliser les contrats avec les clients.
• Formaliser les contrats avec les consultants.
• Gérer les accords de confidentialité.
• Assurer le suivi de la validité des contrats.

1.1 Contrats avec les clients

Lorsqu'AppOX obtient un appel d'offres, le lien contractuel avec le client doit être formalisé avant le début de la prestation de service.

• Élaboration du contrat : sur la base des termes définis dans le dossier de l'appel d'offres approuvé, le contrat de service est élaboré, incluant la portée du service, les tarifs convenus, les délais, les conditions de facturation et les obligations de chaque partie.

• Signature du contrat : le contrat est signé électroniquement avec Zoho Sign. Le document est signé par le représentant autorisé du client et par le PDG d'AppOX.

• Archivage et conservation : le contrat signé est archivé numériquement dans Zoho WorkDrive, dans le dossier correspondant au client, et reste également disponible dans Zoho Sign.

• Enregistrement au CRM : le contrat en vigueur est enregistré dans Zoho CRM avec les dates de début et de fin, le tarif convenu et le nom du consultant assigné, afin de faciliter le suivi de la facturation et de la validité.

1.2 Contrats avec les consultants

Lorsqu'un consultant est sélectionné pour fournir le service à un client, le lien d'emploi doit être formalisé avant le début des activités.

• Élaboration du contrat : le contrat de travail est élaboré en incluant le rôle, les responsabilités, le tarif ou le salaire, l'horaire, la durée du contrat et les conditions de travail. La durée du contrat doit être alignée sur la durée du contrat avec le client auquel le consultant sera assigné.

• Signature du contrat : le contrat est signé électroniquement avec Zoho Sign. Le document est signé par le consultant et par le PDG d'AppOX.

• Archivage et conservation : le contrat signé est archivé numériquement dans Zoho WorkDrive, dans le dossier individuel du collaborateur, et reste également disponible dans Zoho Sign.

• Renouvellements : au moins 30 jours avant l'échéance du contrat, la poursuite du mandat du consultant est examinée et la décision de renouvellement ou de fin de contrat est notifiée au collaborateur, en ajustant les conditions si nécessaire.

1.3 Accords de confidentialité

Les accords de confidentialité (NDA, de l'anglais non-disclosure agreement) sont obligatoires pour tous les consultants ayant accès aux informations des clients, et peuvent également être exigés par le client dans le cadre des conditions contractuelles.

• Avec les consultants : tout consultant assigné à un projet doit signer un accord de confidentialité avant de commencer ses activités. Cet accord couvre les informations du client, les données traitées durant le projet et toute information interne d'AppOX à laquelle il a accès.

• Avec les clients : lorsque le client exige un accord de confidentialité comme condition du contrat (fréquent chez les entités gouvernementales traitant des données sensibles des citoyens), celui-ci est signé avant la signature du contrat de service.

• Signature et archivage : les accords de confidentialité sont signés électroniquement avec Zoho Sign et archivés dans Zoho WorkDrive, dans le dossier du client ou du collaborateur selon le cas.

1.4 Suivi de la validité des contrats

Tous les contrats en vigueur doivent être surveillés afin d'anticiper les échéances et d'éviter des interruptions dans l'exploitation.

• Suivi mensuel : chaque mois, l'état des contrats actifs est révisé dans Zoho CRM et Zoho WorkDrive, en vérifiant les dates d'échéance prochaines.

• Alerte d'échéance : tout contrat dont la date d'échéance survient dans les 30 prochains jours doit être identifié, et les parties concernées doivent être notifiées afin d'entamer le processus de renouvellement ou de clôture.

• Clôture des contrats : lorsqu'un contrat prend fin sans renouvellement, son statut est mis à jour dans Zoho CRM et le processus de départ du consultant est activé, tel que décrit dans la procédure de Gestion des talents et la procédure de Gestion des outils et de l'infrastructure TI.

2 Schéma du processus

Entrées

• Dossier d'appel d'offres approuvé.
• Termes commerciaux négociés avec le client.
• Données du consultant sélectionné pour le projet.
• Modèle de contrat de service avec les clients.
• Modèle de contrat de travail avec les consultants.
• Modèle d'accord de confidentialité.

Activités clés

• Formaliser les contrats avec les clients.
• Formaliser les contrats avec les consultants.
• Gérer les accords de confidentialité.
• Assurer le suivi de la validité des contrats.

Sorties

• Contrat avec le client signé et archivé.
• Contrat avec le consultant signé et archivé.
• Accord de confidentialité signé et archivé.
• Contrats en vigueur mis à jour dans Zoho CRM.
• Alertes d'échéance gérées.

3 KPI