1 Processus

Le processus de gestion des talents chez AppOX repose sur les activités clés suivantes :

• Recruter, entrevoir et sélectionner le nouveau personnel.
• Signature des contrats de travail et renouvellements.
• Administrer les curriculum vitae et dossiers académiques des collaborateurs.
• Promouvoir la santé et la sécurité au travail.
• Favoriser la formation professionnelle du personnel.
• Gestion et contrôle des vacances du personnel.
• Générer les attestations d'emploi.

1.1 Recrutement du personnel

Cette activité vise à identifier et à embaucher du personnel qualifié qui apporte de la valeur aux opérations d'AppOX, en alignant les besoins de l'entreprise avec les compétences et les motivations des candidats.

• Offre d'emploi : des offres d'emploi sont publiées sur des plateformes numériques (LinkedIn, portails locaux), les réseaux sociaux et par références internes. L'offre détaille le rôle, les responsabilités, les exigences techniques et les avantages.

• Réception des candidatures : les personnes intéressées par les offres ouvertes peuvent envoyer leur curriculum vitae à info@appox.ai ou people@appox.ai. Les CV et réponses à l'offre sont gérés, en évaluant l'expérience, les compétences techniques et l'alignement avec les valeurs de l'entreprise des candidats.

• Entrevues : des entrevues techniques, de compétences et de culture organisationnelle sont réalisées, à l'aide d'outils tels que Zoho Meetings ou Teams. L'évaluation des compétences clés et de la motivation du candidat est priorisée.

• Sélection : les candidats les plus appropriés sont sélectionnés selon des critères objectifs (ex. résultats aux tests, recommandations des supérieurs), assurant une intégration rapide et efficace.

1.2 Signature des contrats

Cette activité vise à garantir la formalisation des ententes de travail, dans le respect des réglementations légales et en favorisant une relation de confiance entre AppOX et ses collaborateurs.

• Signature du contrat : le modèle de contrat de travail est élaboré, incluant les clauses de salaire, d'horaire, d'avantages, de vacances et de conditions de travail. Ce document est signé électroniquement à l'aide de Zoho Sign. Le contrat est signé par le nouveau collaborateur et par le PDG d'AppOX.

• Archivage et conservation : les contrats signés sont archivés numériquement dans Zoho WorkDrive ainsi que dans Zoho Sign, assurant leur disponibilité et leur sécurité.

• Renouvellements : avant la date de fin du contrat, le collaborateur est avisé et la continuité de l'emploi est révisée, en ajustant les conditions selon les besoins de l'entreprise ou les changements du marché du travail.

• Conformité légale : le respect des lois du travail locales est assuré et l'information est mise à jour dans les registres officiels.

1.3 Administration de la documentation

Cette activité vise à maintenir un registre à jour de l'information personnelle, académique et professionnelle des collaborateurs, facilitant leur développement et la gestion opérationnelle.

• Gestion des données : chaque collaborateur dispose d'un dossier individuel dans Zoho WorkDrive où sont mises à jour les données personnelles (ex. domicile, contact), académiques (diplômes, certifications) et professionnelles (historique d'emploi) dans des systèmes numériques. Le collaborateur a accès à ce dossier pour y stocker les documents personnels qu'il juge nécessaires.

• Confidentialité et sécurité : les normes de protection des données (ex. Loi 25) sont respectées et l'accès à l'information sensible est limité. Seuls le collaborateur et le personnel des ressources humaines ont accès à cette information.

1.4 Santé et sécurité au travail

Cette activité vise à créer un environnement de travail sécuritaire, sain et respectueux, en prévenant les risques physiques et psychologiques.

• Formation en santé et sécurité : des ateliers périodiques sont réalisés sur la prévention des risques, la gestion des urgences et l'ergonomie.

• Évaluation des risques : les risques en milieu de travail sont identifiés et atténués au moyen d'inspections périodiques et d'ajustements de l'environnement physique.

• Communication interne : la participation des collaborateurs à l'amélioration des conditions de travail est encouragée, au moyen de comités de sécurité ou de sondages de satisfaction.

1.5 Croissance professionnelle du personnel

Développer les compétences techniques et humaines des collaborateurs, en alignant leur croissance sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.

• Programmes internes : des ateliers, du mentorat et des cours pratiques sur les outils de l'entreprise, les processus internes et les compétences de leadership sont organisés.

• Formation externe : des collaborateurs sont inscrits à des cours certifiés (ex. AWS, Databricks, Azure) avec soutien financier et temps dédié.

• Intégration (onboarding) : un processus d'intégration est mis en place pour les nouveaux collaborateurs, incluant une orientation avec des cours en ligne sur la plateforme Moodle.

1.6 Gestion et contrôle des vacances du personnel

Administrer les journées de vacances de manière équitable, en assurant le repos des collaborateurs et la continuité opérationnelle.

• Demande et approbation : les collaborateurs peuvent demander des vacances en écrivant à people@appox.ai, où les jours de vacances accumulés par le collaborateur et les engagements envers les clients sont révisés, afin d'approuver ou de refuser la demande.

• Suivi : l'utilisation des jours de vacances est enregistrée et l'accumulation de jours compensatoires ou non utilisés est signalée.

• Conformité réglementaire : le respect des lois du travail sur les droits au repos et à la compensation est assuré.

1.7 Générer les attestations d'emploi

Garantir la légalité de la relation de travail et le respect des obligations légales, en générant les attestations nécessaires à l'exploitation.

• Inscription aux registres : les collaborateurs sont inscrits aux registres obligatoires tels que la CNESST, Revenu Québec et les registres d'emploi.

• Attestations périodiques : des attestations annuelles d'emploi, de salaire et de conditions de travail sont générées, avec validité légale, à la demande du collaborateur.

• Mise à jour constante : les attestations sont révisées et mises à jour selon les changements de législation ou d'information du collaborateur.

2 Schéma du processus

Entrées

• Détails de la nouvelle offre d'emploi (rôle, responsabilités, exigences, avantages).
• Curriculum vitae des candidats.
• Dossiers académiques.
• Modèle de contrat de travail.
• Cours de formation professionnelle sur AWS, Azure, Databricks, IVADO.
• Offre d'emploi
• Personnel sélectionné
• Dossier académique et professionnel des collaborateurs
• Formation d'intégration (onboarding)
• Contrats de travail signés
• Formation du personnel en santé et sécurité au travail
• Vacances approuvées
• Attestations d'emploi
• Offre de cours de formation professionnelle
• Inscription des collaborateurs au registre de santé (CNESST)

Activités clés

• Recruter, entrevoir et sélectionner le nouveau personnel.
• Signer et renouveler les contrats de travail.
• Gérer les dossiers professionnels et académiques des collaborateurs.
• Promouvoir la santé et la sécurité au travail.
• Favoriser la formation professionnelle du personnel.
• Gérer et contrôler les congés du personnel.
• Générer les attestations d'emploi.

Sorties

• Personnel embauché
• Registres de données mis à jour
• Attestations d'emploi en vigueur
• Programmes de formation mis en œuvre
• Gestion efficace des vacances
• Offre d'emploi
• Personnel sélectionné
• Dossier académique et professionnel des collaborateurs
• Formation d'intégration (onboarding)
• Contrats de travail signés
• Formation du personnel en santé et sécurité au travail
• Vacances approuvées
• Attestations d'emploi
• Offre de cours de formation professionnelle
• Inscription des collaborateurs au registre de santé (CNESST)

3 KPI